Déclarer des voyages scolaires sur l'application académique dédiée sur Partage

La déclaration des voyages scolaires doit être effectuée via l'application "sorties pédagogiques" accessible par ARENA > Enquêtes et pilotage > Pilotage académique

Avec la déclaration en ligne, nous vous demandons d'y annexer : la liste des accompagnateurs et des élèves (Annexe 1), les ordres de mission et le budget prévisionnel de la sortie ou du voyage.

Inscrire le voyage sur la plate-forme Ariane du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères

Cette inscription permet aux services consulaires de localiser, si besoin, les participants d’un voyage.

Le directeur d’école ou le chef d’établissement responsable d'un déplacement scolaire, a l'obligation d'enregistrer celui-ci sur la plateforme Ariane : https://fildariane.diplomatie.gouv.fr/fildariane-internet/accueil

Une notice est disponible via le lien suivant : https://eduscol.education.fr/document/21133/download

Le cas particulier des Etats-Unis : l'Ambassade de France aux Etats-Unis a mis au point une plateforme de déclaration de déplacement scolaire. Cette inscription (en complément de celle sur Ariane) est obligatoire : elle évite l’envoi de messages de signalement des déplacements par les établissements scolaires à l’ambassade. https://voyage-scolaire.frenchculture.org/form/

Les formalités concernant les élèves

Les documents à fournir par chaque élève varient en fonction de sa nationalité et du pays de destination du déplacement.

Les documents à fournir

Chaque enfant qui quitte le territoire sans être accompagné d'un titulaire de l'autorité parentale doit présenter les 3 documents suivants :

• Pièce d’identité : carte d'identité ou passeport au nom de l’enfant en cours de validité, selon la nationalité de l’élève et du pays de destination ;
• Autorisation parentale de sortie du territoire (AST) signée par l'un des parents ou par la personne titulaire de l'autorité parentale :
  https://www.service-public.fr/simulateur/calcul/15646-01
  obligatoire pour tout élève mineur, et accompagnée de la photocopie de la pièce d'identité du signataire (père, mère, tuteur) et d'une photocopie du livret de famille ou autre document dans le cas où le nom de famille de l'élève et du signataire ne sont pas identiques.

Le titre de circulation à l’étranger pour étranger mineur, moins de 18 ans résident en France (DCEM) : ce titre n'est délivré qu’aux enfants de nationalité étrangère. Il leur permet de revenir en France après un voyage à l’étranger, sans avoir besoin de visa.

Ce titre doit être accompagné d’un document de voyage en cours de validité (passeport dans la plupart des cas), dès lors que le mineur circule hors de France. Le DCEM est obligatoire dans le cadre de voyages privés et non pour les voyages scolaires.

A noter : les enfants français, ressortissants européens ou ayant une double nationalité française et étrangère, ne sont pas concernés : ils peuvent circuler à l’étranger avec leur passeport ou leur carte d’identité.

Le visa collectif (DVC) : pour faciliter les voyages scolaires au sein de l’Union européenne, il a été créé un document de voyage collectif qui tient lieu à la fois de passeport, de visa d’entrée et d’autorisation de retour. Ce document est à demander aux services de la préfecture de votre département.

Le cas particulier du Royaume-Uni 

Conformément aux engagements sur la facilitation des déplacements scolaires pris lors du Sommet franco-britannique du 10 mars 2023, le Parlement britannique a approuvé le 7 décembre 2023 la modification des règles relatives à l’entrée au Royaume-Uni pour les groupes d’élèves scolarisés en France. Les élèves français et européens (UE/EEE/Suisse) pourront entrer au Royaume-Uni avec une carte d’identité ; les élèves étrangers ressortissants d’un pays tiers et détenteurs d’un passeport valide, seront dispensés de visa britannique.

Public concerné : Elèves de moins de 19 ans résidant en France, régulièrement scolarisés dans une école ou dans un établissement scolaire, public ou privé. Le déplacement doit s’effectuer en groupe sous l’autorité d’un enseignant désigné par le chef d’établissement. L’inscription sur la liste permet aux élèves étrangers inscrits sur le document de voyage collectif d’être exemptés de Déclaration de Circulation pour les Etrangers Mineurs (DCEM). L’enseignant est tenu de voyager avec un passeport et un visa le cas échéant.

Procédure : Le chef d’établissement ou le directeur de l’école :

• Télécharge le « Formulaire de renseignements pour les voyages scolaires entre la France et le Royaume-Uni » (France-UK School Trip Travel Information Form) sur le site du gouvernement britannique
  https://www.gov.uk/guidance/visit-the-uk-as-part-of-a-french-school-trip
  le renseigne, réunit l’ensemble des documents individuels nécessaires (AST, copie du document d’identité du titulaire de l’autorité parentale) dûment complétés ;
• Transmet ce formulaire à la Préfecture, au plus tard 15 jours avant la date du départ, pour examen et certification. Il tient les documents individuels à la disposition de la préfecture qui peut en demander communication en tant que de besoin.

La transmission du formulaire à la préfecture et le retour du formulaire certifié par la préfecture se feront par courriel ou courrier, à l’adresse électronique et/ou postale indiquée par la préfecture.

L’enseignant responsable du groupe voyage avec le formulaire original certifié par l’apposition du cachet de la préfecture ainsi qu’une copie. La validité de la liste est limitée à la seule durée du déplacement considéré.

Récapitulatif des documents à fournir pour chaque élève en déplacement scolaire à l'étranger
(en complément de l'autorisation de sortie du territoire pour les élèves mineurs)

Nationalité de l'élève / Pays de destination	Vers un Etat membre de l’espace Schengen	Vers un Etat membre de l’Union européenne n’appartenant pas à l’espace Schengen	Vers un Etat tiers à l’espace Schengen et à l’Union européenne
Elèves ressortissants d’un Etat membre de l’Union européenne ou de l’espace Schengen	Une carte nationale d’identité ou un passeport au nom de l’enfant en cours de validité.	Une carte nationale d’identité ou un passeport au nom de l’enfant en cours de validité.	Un passeport au nom de l’enfant en cours de validité.
Elèves ressortissants d’un Etat tiers n’appartenant pas à l’Union européenne ou à l’espace Schengen	Passeport au nom de l’enfant en cours de validité accompagné soit d’un visa de long séjour soit d’un Document de Circulation pour Etranger Mineur (DCEM) si l’enfant est né à l’étranger, ou d’un Titre d’Identité Républicain (TIR) si l’enfant est né en France soit du document de voyage collectif intitulé "Liste d’écoliers voyageant dans le cadre d’une excursion scolaire à l’intérieur de l’Union européenne", qui tient lieu de passeport collectif et de visa d’entrée sur le territoire de la plupart des autres Etats membres de l’UE ou de l’espace Schengen(*)	Passeport au nom de l’enfant en cours de validité revêtu d’un visa en cours de validité délivré par le pays de destination si celui-ci l‘exige pour la nationalité de l’élève (renseignement auprès du consulat du pays), accompagné soit d’un visa de long séjour soit d’un Document de Circulation pour Etranger Mineur (DCEM) si l’enfant est né à l’étranger, ou d’un Titre d’Identité Républicain (TIR) si l’enfant est né en France soit du document de voyage collectif intitulé "Liste d’écoliers voyageant dans le cadre d’une excursion scolaire à l’intérieur de l’Union européenne", qui tient lieu de passeport collectif et de visa d’entrée sur le territoire de la plupart des autres Etats membres de l’UE ou de l’espace Schengen(*).	Passeport au nom de l’enfant en cours de validité, revêtu d’un visa en cours de validité délivré par le pays de destination si celui-ci l’exige pour la nationalité de l’élève accompagné soit d'un visa de long séjour soit d'un Document de Circulation pour Etranger Mineur (DCEM) si l'enfant est né à l'étranger, ou d'un Titre d'Identité Républicain (TIR) si l'enfant est né en France.

L'assurance

Les déplacements sont organisés sous la responsabilité du chef d’établissement. Il autorise l’organisation des sorties ou voyages scolaires après approbation du conseil d’administration, vérifie les modalités d’encadrement, veille à la qualification suffisante des intervenants extérieurs et des prestataires de service.

Le chef d'établissement peut éventuellement souscrire un contrat collectif d'assurance de responsabilité civile pour les élèves participant.

Il est également recommandé aux personnels de souscrire une assurance personnelle pour couvrir les risques d'accident subi ou causé hors du service.

Les familles ou tuteurs doivent fournir la preuve d’une souscription à une assurance responsabilité civile et une garantie individuelle accidents corporels pour les élèves participants, couvrant le pays de destination. Les familles qui disposent déjà d’une couverture santé à l’étranger pour leur enfant s’engagent à en fournir une copie.

La carte européenne d'assurance maladie permet à un ressortissant de l'Union européenne de bénéficier des soins dans un autre État membre que le sien. Elle est à demander sur Ameli ou à la Caisse de Sécurité sociale.

Les conditions sanitaires et de sécurité

Il appartient aux responsables du déplacement de vérifier en amont les conditions sanitaires dans le pays de destination, et d’être attentifs à l’évolution de la situation (notamment, concernant la Covid en France et à l’étranger) et aux mesures en vigueur
https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/conseils-par-pays-destination/
(Rubrique Santé).

Sur ce même site, peuvent être également consultées les conditions d’accès et de séjour dans chaque pays, rubrique "Sécurité".